ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์

ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Information Systems: HRIS)

การจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Management) เกี่ยวข้องกับการจัดหา การทดสอบ การประเมินผล การจ่ายเงินค่าตอบแทน และการพัฒนาลูกจ้างขององค์กร เป้าหมายของการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์คือการใช้ทรัพยากรบุคคลของบริษัทอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลที่สุด ดังนั้นระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์จึงได้รับการออกแบบมาเพื่อสนับสนุน 1) การวางแผนความต้องการด้านบุคลากรให้ตรงกับความต้องการของบริษัท 2) พัฒนาพนักงานเพื่อให้เกิดศักยภาพสูงสุด 3) ควบคุมนโยบายและโปรแกรมด้านบุคคล

ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ได้สนับสนุนการใช้กลยุทธ์ เทคนิค และการดำเนินการด้านทรัพยากรมนุษย์ของบริษัท

ในยุคเริ่มต้นองค์กรธุรกิจใช้ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นพื้นฐานในการ

1) ผลิตรายงานการจ่ายเงินค่าจ้างด้วยเช็คและการจ่ายเงินเดือน

2) ดูแลระเบียนของพนักงานแต่ละคน และ

3) วิเคราะห์การใช้บุคลากรในการดำเนินงานด้านธุรกิจ

หลายหน่วยงานได้ก้าวไปไกลกว่าการใช้งานการบริหารงานบุคคลในแบบเดิมนี้ และได้พัฒนาระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ เพื่อทำหน้าที่สนับสนุนในด้าน

1) การจัดหา การคัดเลือกและการจ้างบุคลากร

2) การมอบหมายงาน

3) การประเมินผลการปฏิบัติงาน

4) การวิเคราะห์ผลประโยชน์ของลูกจ้าง

5) การฝึกอบรมและการพัฒนา และ

6) สุขภาพ ความปลอดภัย และความมั่นคง

การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์และ อินเทอร์เน็ต (HRM and Internet)
อินเทอร์เน็ตได้กลายมาเป็นส่วนผลักดันที่สำคัญของความเปลี่ยนแปลงในด้านการบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ เช่น ระบบออนไลน์ของ HRM ได้เกี่ยวข้องกับการจัดหาลูกจ้างผ่านเว็บไซท์ของแผนกจัดหาลูกจ้างของบริษัท ใช้บริการและฐานข้อมูลของบริษัทจัดหางานบนเว็บ การประกาศ ( รับสมัครงาน) ผ่านกลุ่มข่าวบนอินเทอร์เน็ต (Newsgroup) และสื่อสารกับผู้สมัครงานผ่านไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (e-mail)

การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์และอินทราเน็ต (HRM and Intranet)
เทคโนโลยีอินทราเน็ตทำให้บริษัทสามารถทำระบบงานพื้นฐานเกือบทั้งหมดของงานด้าน HRM ได้บนอินทราเน็ตขององค์กร เพื่อการเสนอบริการไปสู่พนักงาน ซึ่งสามารถแพร่กระจายสารสนเทศที่เป็นประโยชน์ได้รวดเร็วกว่าช่องทาง ( การสื่อสาร) อื่นๆของบริษัทในอดีตและสามารถรวบรวมสารสนเทศออนไลน์จากพนักงานเพื่อนำเข้าสู่แฟ้มข้อมูลของ HRM

ตัวอย่างเช่น ระบบงานบนอินทราเน็ตในเรื่องการให้บริการตัวเองของลูกจ้าง (Employee Self-service - ESS) จะช่วยให้พนักงานได้เห็นรายงานด้านผลประโยชน์และค่าใช้จ่าย ข้อมูลด้านการจ้างงานและเงินเดือน สามารถเข้าถึงและปรับปรุงสารสนเทศส่วนบุคคลให้เป็นปัจจุบัน พนักงานสามารถใช้เว็บบราวเซอร์ เพื่อค้นหาสารสนเทศออนไลน์ในเรื่องค่าตอบแทนส่วนบุคคล และผลประโยชน์ด้านสุขภาพ ฯลฯ
ประโยชน์อีกประการหนึ่งของอินทราเน็ต คือ ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการฝึกอบรมที่เก่งกว่า พนักงานสามารถรับทราบขั้นตอนในการทำงานและกระบวนการเพื่อให้ได้สารสนเทศหรือความรู้ที่ต้องการได้ง่าย

จำนวนบุคลากรขององค์กร (Staffing the Organization)
การทำงานของบุคลากรต้องได้รับการสนับสนุนจากระบบสารสนเทศ ซึ่งจะบันทึกและติดตามทรัพยากรบุคคลในบริษัทเพื่อทำให้เกิดการใช้งานสูงสุด เช่น ระบบการบันทึกข้อมูลส่วนบุคคล เก็บข้อมูลจากการติดตามเพิ่มเติม ลบทิ้ง และเปลี่ยนแปลงระเบียนของพนักงานในฐานข้อมูลบุคลากร ความเปลี่ยนแปลงจากการมอบหมายงานและค่าตอบแทน หรือการจ้างและการเลิกจ้าง ล้วนแต่เป็นตัวอย่างของสารสนเทศที่จะถูกใช้เพื่อปรับปรุงฐานข้อมูลบุคลากรให้เป็นปัจจุบัน อีกตัวอย่างหนึ่งได้แก่ ระบบการตรวจสอบทักษะของพนักงานซึ่งใช้ข้อมูลด้านทักษะของพนักงานจากฐานข้อมูลบุคลากรเพื่อวางตำแหน่งพนักงานภายในบริษัท ซึ่งมีทักษะที่ต้องการสำหรับงานและโครงการเฉพาะทาง

ตัวอย่างสุดท้ายเกี่ยวข้องกับการคาดการณ์ด้านความต้องการบุคลากร ซึ่งบริษัทต้องได้รับการตอบสนองอย่างสมดุลในเรื่องทรัพยากรมนุษย์ที่มีคุณภาพสูง ระบบงานนี้ช่วยให้การคาดการณ์ด้านความต้องการบุคลากรในแต่ละประเภทของงาน สำหรับแผนกของบริษัทที่มีหลากหลายหรือโครงการใหม่ๆ หรือ ความเสี่ยงอื่นๆ การวางแผนระยะยาวเช่นนี้ใช้รูปแบบจำลองของระบบคอมพิวเตอร์เพื่อประเมินแผนการอื่นๆ สำหรับแผนการในการจัดหา การมอบหมายงานใหม่และการฝึกอบรมใหม่

การพัฒนาและฝึกอบรม (Training and Development)
ระบบสารสนเทศช่วยให้ผู้จัดการด้านทรัพยากรมนุษย์วางแผนและดูแลการจัดหา การฝึกอบรม และโครงการพัฒนาพนักงานโดยการวิเคราะห์ความสำเร็จ จากการวางแผนในอดีตของโครงการในปัจจุบัน พวกเขายังวิเคราะห์สถานภาพการพัฒนาด้านอาชีพจากพนักงานเพื่อหาข้อสรุปว่าวิธีการพัฒนาเช่นโปรแกรมการฝึกอบรมและการประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอนั้นเป็นอย่างไร โปรแกรมการฝึกอบรมด้วยการใช้มัลติมีเดียบนพื้นฐานของระบบคอมพิวเตอร์ และการประเมินผลการทำงานของลูกจ้างสามารถช่วยในเรื่องการจัดการทรัพยากรมนุษย์ได้